Każda grupa winna mieć wskazanego organizatora (parafia, diecezja, zakon lub osoba prywatna). Organizator odpowiada za wyznaczenie kadry kierowniczej do grupy wyjazdowej. W skład kadry wchodzi kierownik, zastępca kierownika, opiekunowie. Wszyscy wymienieni powinni posiadać zaświadczenia o niekaralności oraz z rejestru przestępców seksualnych. Kierownik powinien mieć także ukończony kurs kierownika wycieczek. Nie ma obowiązku zgłaszania wyjazdu do Kuratorium, z uwagi na religijny charakter wydrzenia. Kapłan, który zamierza wziąć udział w Eucharystii z Papieżem będzie poproszony o złożenie potwierdzenia o stanie kapłańskim z właściwej Kurii poprzez system rejestracji. Liczbę opiekunów wyznacza kierownik grupy, według zasady przynajmniej 1 opiekun na 20 osób niepełnoletnich, pow. 10 roku życia.
Formalności dla grup
Płatności realizowane przez 