Odpowiedzialność za uregulowanie kwestii formalnych pomiędzy grupą a organizatorem (kierownikiem grupy) spoczywa na Organizatorze. W celu zapewnienia przejrzystych i rzetelnych zasad uczestnictwa rekomendujemy zawieranie indywidualnej umowy z każdym uczestnikiem, w oparciu o wzory dokumentów udostępnione na naszej stronie internetowej. Dotyczy to w szczególności grup tworzonych przez osoby pochodzące z różnych środowisk lub wspólnot. Każdy uczestnik powinien mieć możliwość zapoznania się z warunkami uczestnictwa, zasadami dokonywania wpłat, terminami płatności oraz warunkami rezygnacji z udziału w wyjeździe. Organizator zobowiązany jest do przechowywania zawartych umów w swojej dokumentacji.