Rejestracja na Światowe Dni Młodzieży Seul 2027 będzie procesem rozłożonym na kilka etapów. Organizatorzy grup już teraz powinni przygotować dane uczestników, ustalić skład grup, przewidywane terminy przyjazdu i wyjazdu oraz zdecydować, z jakiego pakietu pielgrzyma będą korzystać. Szczególne znaczenie będą miały zasady dotyczące grup do 150 osób, zakwaterowania, osób niepełnoletnich i płatności.
Podczas spotkania przygotowawczego ŚDM Seul 2027 organizatorzy (LOC) przedstawili szczegółowe informacje dotyczące planowanego systemu rejestracji pielgrzymów. To nie tylko sposób technicznego zgłoszenia uczestników, ale przede wszystkim decyzje, które każda grupa będzie musiała podjąć przed rozpoczęciem właściwej rejestracji.
Dlaczego Seul? Cztery słowa, które określają ŚDM 2027. Trwa spotkanie przygotowawcze w Seulu
Według przedstawionego harmonogramu system rejestracyjny ma zostać uruchomiony w połowie października 2026 roku. Dla organizatorów oznacza to, że przygotowania do rejestracji warto rozpocząć już teraz.
Rejestracja to nie tylko formularz
LOC podkreśla, że przed rozpoczęciem rejestracji organizatorzy powinni podjąć kilka podstawowych decyzji.
Chodzi przede wszystkim o:
- wybór odpowiedniego pakietu pielgrzyma
- określenie daty przyjazdu i wyjazdu,
- wybór sposobu płatności i ewentualnego systemu rat,
- wyznaczenie kierownika i zastępcy kierownika grupy.
Kierownik grupy będzie odpowiedzialny za rejestrację w systemie polskim i koreańskim, na etapie przed wyjazdem; natomiast zastępca kierownika będzie delegowany do obsługi konta grupy na aplikacji.
Dlatego warto już na etapie przygotowań zaplanować odpowiednie osoby na stanowisko kierownika i zastępcy kierownika grupy. Warto utworzyć własną bazę danych grupy, zanim informacje zostaną wprowadzone do systemu LOC. Co istotne, na każdym etapie liczą się bardzo precyzyjne dane. Nadmienamy, że używane w systemie rejestracji koreańskiej nazwy lider i deputy lider są tożsame z systemem rejestracji w Polsce kierownikiem i zastępcą kierownika.
Dwie możliwości organizacji grupy
Znajdź swoją grupę na ŚDM w naszym banku wolnych miejsc!
Jedną z ważnych informacji dla organizatorów jest podtrzymany z wcześniejszych ŚDM podział na dwa sposoby rejestracji: Grupa pojedyńcza oraz Makrogrupa.
KBO ŚDM po otwarciu rejestracji w połowie października utworzy Makrogrupę polską, do której będą wpisani kierownicy grup polskich. Każdy kierownik otrzyma email zapraszający do makrogrupy, który należy potwierdzić w okresie 72h od wydania. Prosimy, aby kierownicy grup nie rejestrowali swych grup jako pojedyńcze grupy, ale dopiero po otrzymaniu zaproszenia do makrogrupy polskiej.
Makrogrupa polska
Zarejestruj grupę na ŚDM w Seulu - ruszył polski system rejestracji!
Makrogrupa może obejmować maksymalnie 5000 pielgrzymów, w jej ramach znajdują sie mniejsze grupy – każda z nich może liczyć do 150 osób na tym samym pakiecie. Inne grupy w makrogrupie mogą mieć inne rodzaje pakietów. Nie ma możliwości zarejestrowania grupy większej niż 150 osób.
Rozliczenie pakietów seulskich
Podobnie jak w przypadku Lizbony - dla grup zarejestrowanych w makrogrupach polskich będzie możliwe rozliczenie zbiorcze. Pozwoli to zoaszczędzić pieniądze na transferach do Korei i przede wszystkim da pewność dobrze rozliczonej kwoty w systemie seulskim. (Szybkie płatności i przelewy mogą powodować niewielkie naliczenia prowizji nawet w przypadku wszystkich płatności po stronie nadawcy; w takim przypadku system seulski nie zaliczy płatności nawet, jeśli będzie brakować kilku centów. To z kolei zablokuje wydanie voucherów do odbioru pakietów w Seulu).
Nieprzekraczalny termin wpłat za pakiety seulskie na konto KBO ŚDM - na podstawie dokumentu wygenerowanego w systemie polskim - 15 maja 2027.
Płatność będzie możliwa zarówno w PLN jak i USD. Płatności w PLN będą przeliczane zgodnie z obowiązującym kursem bankowym na dany dzień; nota księgowa do zapłaty w PLN będzie miała 3-dniowy termin płatności.
Po dokonaniu płatności nie będzie możliwy zwrot za pakiety. Dopuszczalne jest ubieganie się o zwrot jedynie w przypadku nieotrzymania wizy, a to nie dotyczy Polaków.
Ruszyła rejestracja na Dni w Diecezjach przed ŚDM Seul 2027
Rejestracja będzie przebiegała etapami
LOC przedstawił rejestrację jako proces obejmujący kilka etapów.
Najpierw nastąpi Faza 1, czyli zgłoszenie podstawowych informacji o grupie. Następnie przewidziana jest weryfikacja adresu e-mail, później Faza 2, obejmująca bardziej szczegółowe dane uczestników.
Kolejnymi etapami będą:
- rejestracja
- płatność
- wystawienie vouchera.
Voucher będzie dokumentem związanym z udziałem grupy w wydarzeniu i procesem check-in w Seulu.
To ważne rozróżnienie: Faza 1 nie oznacza zakończenia całego procesu rejestracyjnego. Organizatorzy powinni być przygotowani na późniejsze uzupełnienie szczegółowych danych.
Najpierw grupa, potem szczegółowe dane pielgrzymów
Z punktu widzenia organizatora bardzo ważne będzie przygotowanie danych jeszcze przed wprowadzeniem ich do systemu rejestracyjnego w Seulu (LOC).
Warto przygotować informacje dotyczące m.in.:
- liczby uczestników,
- wieku,
- płci,
- osób niepełnoletnich,
- kierownika i zastępcy,
- przewidywanych dat przyjazdu i wyjazdu,
- wybranego pakietu,
- potrzeb związanych z dostępnością,
- ewentualnych szczególnych potrzeb uczestników.
Szczególnej uwagi wymagają osoby niepełnoletnie. Komitet w Seulu (LOC) informuje, że zgodnie z prawem koreańskim małoletni to osoby urodzone 1 stycznia 2009 roku lub później.
To bardzo ważna informacja - pełnoletność w prawie koreańskim jest liczona od początku roku - nie od dnia udziału w wydarzeniu. Nawet, jeśli w świetle prawa polskiego uczestnik w dniu wyjazdu ma 18 lat, to jeśli ukończył je 1 stycznia 2027 roku lub po 1 stycznia tego roku - nadal jest uważany jako osoba niepełnoletnia. Nie może w żadnym wypadku pełnić funkcji opiekuna innych małoletnich, np. w stosunku do brata albo siostry. Do takich osób również należy przypisać opiekuna prawnego.
Przy planowaniu zakwaterowania konieczne będzie podanie liczby chłopców i dziewcząt.
Pakiet pielgrzyma – trzeba dobrze dopasować go do planu podróży
Znamy ceny i rodzaje pakietów na Światowe Dni Młodzieży w Seulu
Jedną z najważniejszych decyzji będzie wybór pakietu pielgrzyma.
Pakiety różnią się zakresem świadczeń i okresem pobytu. W zależności od wariantu mogą obejmować m.in.:
- zakwaterowanie,
- wyżywienie,
- transport,
- ubezpieczenie,
- świadczenia związane z uczestnictwem w wydarzeniach.
Wybór pakietu powinien być bezpośrednio związany z planem podróży grupy.
Organizator powinien najpierw ustalić:
- Kiedy przyjeżdżamy?
- Jak długo zostajemy?
- Kiedy wyjeżdżamy?
Dopiero później należy dobrać odpowiedni pakiet.
Wyżywienie: nie zawsze tradycyjny posiłek
W przypadku pakietów z zakwaterowaniem śniadanie będzie zapewniane w ramach świadczeń.
Na lunch i kolację przewidziano natomiast prepaid meal card, którą będzie można wykorzystywać we wszystkich restauracjach i sklepach spożywczych, typu convenience store. Ta karta będzie wydana fizycznie, a osobą delegowaną do zarządzania wydawaniem karty w aplikacji Pilgrim App będzie wyłącznie zastępca kierownika grupy (deputy lider). To pozwoli uniknąć problemów związanych z brakiem internetu. Kartę w razie zagubienia będzie można wyrobić powtórnie u zastępcy kierownika grupy lub w wyznaczonym punkcie w Seulu. Nie będzie jak wcześniej kodów QR na posiłki - ze względu na to, że LOC nie jest w stanie podpisać tysięcy umów z restauracjami w Seulu. Karta z kredytem na posiłki może być użyta jak karta płatnicza w każdej restauracji i sklepie spożywczym.
Przedstawiony limit to około 20 USD, czyli 30 000 KRW dziennie na wyżywienie w restauracjach lub zakupy jedzenia w sklepach.
Na czas Wigilii w sobotę i Mszy św. posłania w niedzielę przewidziano natomiast osobny meal box - nie na zasadzie wspomnianej wyżej karty.
Dla organizatorów oznacza to, że sposób korzystania z wyżywienia na dwa ostatnie dni będzie inny niż podczas wydarzeń w ciągu tygodnia, w których cała grupa otrzymuje klasyczne posiłki przygotowane w restauracjach bądź sklepach spożywczych.
Transport: specjalna karta dla pielgrzymów
LOC zapowiedział przygotowanie Pilgrim Transportation Card.
Ma ona zapewnić pielgrzymom dostęp do transportu publicznego, w szczególności:
- metra,
- autobusów w Seulu,
- a zgodnie z przedstawionymi założeniami również transportu w obszarze metropolitalnym.
Przewidziane są także rozwiązania dotyczące przesiadek między metrem i autobusami oraz możliwość ponownego wydania zgubionej karty. Zgłoszenie utraty karty ma być możliwe poprzez Pilgrim App.
Ważne: Pilgrim Transportation Card nie pokrywa transportu z lotniska Incheon i lotniska Gimpo - to osobny koszt, do zaplanowania w budżecie grupy.
Odnośnie Pilgrip App będzie poświęcony osobny artykuł
Ubezpieczenie – ważne, ale nie obejmuje wszystkiego
W ramach pakietów przewidziano również ubezpieczenie.
Informacja przedstawia m.in. ochronę w przypadku:
- śmierci wskutek wypadku,
- trwałego inwalidztwa,
- śmierci lub trwałego inwalidztwa związanego z chorobą wywołaną upałem,
- odpowiedzialności cywilnej,
- wybranych kosztów medycznych,
- w przypadku pielgrzymów zagranicznych także określonych kosztów specjalnych, takich jak poszukiwanie i ratownictwo czy repatriacja.
Jednocześnie LOC wskazuje szereg wyłączeń. Ubezpieczenie nie obejmuje m.in. określonych sytuacji związanych z wojną, zamieszkami czy niektórymi sportami wysokiego ryzyka.
Organizatorzy powinni więc dokładnie zapoznać się z finalnymi warunkami polisy. LOC sam wskazuje konieczność wykupienia dodatkowego ubezpieczenia podróżnego, szczególnie na dni przed i po czasie obowiązywania pakietu ŚDM.
Takie ubezpieczenie jest już przygotowane jako oferta w systemie polskim w ramach pakietu KBO ŚDM.
Zakwaterowanie: przede wszystkim szkoły i obiekty zbiorowe
To prawdopodobnie jedna z najważniejszych informacji dla wszystkich organizatorów.
ŚDM w Seulu nie będą opierać systemu zakwaterowania na samych hotelach. LOC przewiduje wykorzystanie przede wszystkim:
- szkół,
- uniwersytetów,
- obiektów publicznych,
- parafii,
- a także zakwaterowanie w rodzinach (homestay).
W przedstawionej strukturze szkoły stanowią około 60 proc. przewidywanej bazy zakwaterowania, uniwersytety około 10 proc., obiekty samorządowe 8 proc., parafie 9 proc., homestay 7 proc., a pozostałe obiekty 6 proc.
Oznacza to, że uczestnicy powinni być przygotowani przede wszystkim na zakwaterowanie zbiorowe.
Organizator nie wybiera konkretnego miejsca
Co do zasady grupy nie będą mogły samodzielnie wybrać konkretnego obiektu zakwaterowania ani jego typu. Będzie natomiast możliwość zaproponowania przez kierownika lub zastępcę wybrane miejsce zakwaterowania, które trzeba będzie zgłosić drogą mailową. LOC w ramach możliwości może taką prośbę uwzględnić.
Grupa powinna być – w miarę możliwości – zakwaterowana razem lub w pobliżu siebie, a grupy posługujące się tym samym językiem mają być, jeśli będzie to możliwe, umieszczane w tej samej strefie.
Dlatego organizatorzy nie powinni obiecywać pielgrzymom konkretnej szkoły, parafii czy dzielnicy Seulu bez porozumienia z LOC.
Dorośli i niepełnoletni będą zakwaterowani osobno
LOC przewiduje wyraźny podział ze względu na wiek i płeć.
Oddzielone mają być:
- przestrzenie dla dorosłych i niepełnoletnich,
- przestrzenie dla kobiet i mężczyzn.
W przypadku osób niepełnoletnich przewiduje się przede wszystkim zakwaterowanie zbiorowe. Co istotne, małoletni mają być zakwaterowani podczas Dni Centralnych w Seulu oddzielnie od dorosłych, również od swoich opiekunów.
Dla organizatorów grup młodzieżowych jest to informacja, którą trzeba uwzględnić już na etapie planowania. Trzeba dokładnie wiedzieć, ilu jest w niej dorosłych, ilu niepełnoletnich oraz jaki jest podział dziewcząt i chłopców.
Jeśli chodzi o wymóg liczby opiekunów to LOC ustalił minimum 1 opiekun na 10 niepełnoletnich. Jednakże, zważywszy na okoliczności, KBO ŚDM jako koordynator polskich grup wymaga, aby był 1 opiekun przynajmniej na 5 osób tej samej płci (dotyczy szczególnie zakwaterowania podczas Dni w Diecezjach).
Standard zakwaterowania
LOC przedstawił również minimalne standardy dotyczące infrastruktury:
- 1 toaleta na 25 osób,
- 1 prysznic na 50 osób.
Nie oznacza to standardu hotelowego. Organizatorzy powinni odpowiednio wcześniej przygotować uczestników na charakter zakwaterowania zbiorowego.
Osoby z niepełnosprawnościami
Dla pielgrzymów wymagających szczególnego wsparcia LOC przewiduje priorytet w przydziale:
- dostępnego zakwaterowania,
- dostępnego transportu.
Mają być również uwzględniane indywidualne potrzeby i preferencje uczestników.
Kluczowe jest jednak ich odpowiednio wczesne zgłoszenie. Takie zgłoszenie dokonuje się w momencie rejestracji zarówno w systemie polskim jak i koreańskim.
Organizator nie powinien czekać z przekazaniem takiej informacji do momentu przyjazdu do Korei.
Katechezy będą powiązane z zakwaterowaniem
Miejsca katechez mają być przydzielane w ścisłej koordynacji z przydziałem zakwaterowania.
LOC przewiduje około 230 parafii i dużych obiektów publicznych jako miejsca katechez.
Podstawową zasadą będzie znalezienie miejsca katechezy takiego samego lub możliwie bliskiego miejscu zakwaterowania.
Dla organizatorów oznacza to, że nie należy planować pobytu tak, jakby każda grupa mogła swobodnie wybrać lokalizację katechez. Miejsca katechez będą z góry przypisane do grupy bez możliwości późniejszych zmian.
Fundusz solidarnościowy
To wpłata na fundusz solidarnościowy, którego celem jest umożliwienie udziału w ŚDM osobom znajdującym się w trudniejszej sytuacji – m.in. z powodów ekonomicznych, wojny czy prześladowań. Jako sugerowane minimum wskazano 15 USD od osoby.
Co organizator grupy powinien zrobić już teraz?
Przed rozpoczęciem rejestracji warto przygotować dane własnej grupy.
1. Ustal strukturę grupy
- kto jest organizatorem,
- kto jest kierownikiem,
- kto jest zastępcą kierownika
- kto należy do poszczególnych grup do 150 osób.
2. Zbierz podstawowe dane uczestników
Przede wszystkim:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- płeć,
- dane kontaktowe wymagane przez system,
- status osoby pełnoletniej/niepełnoletniej.
3. Oddziel osoby wymagające szczególnego wsparcia
Zidentyfikuj osoby:
- z niepełnosprawnościami,
- wymagające dostępnego transportu,
- wymagające specjalnych warunków zakwaterowania.
4. Zaplanuj podróż
Ustal:
- przewidywaną datę przyjazdu,
- przewidywaną datę wyjazdu,
- czy grupa przyjeżdża i wyjeżdża razem.
5. Wybierz pakiet
Dopiero po ustaleniu rzeczywistego czasu pobytu.
6. Przygotuj budżet
Oddziel:
- Participation Contribution,
- Solidarity Fund,
- przelot,
- ewentualne dodatkowe noclegi,
- dodatkowe ubezpieczenie,
- inne koszty organizacyjne.
Najważniejsza rada dla organizatorów
Nie czekajcie z przygotowaniami do momentu otwarcia systemu rejestracyjnego.
Rejestracja na ŚDM Seul 2027 będzie powiązana z praktycznie wszystkimi elementami pobytu grupy: pakietem, terminem przyjazdu i wyjazdu, płatnością, zakwaterowaniem, katechezami, transportem i potrzebami uczestników.
Im wcześniej organizator uporządkuje dane swojej grupy, tym łatwiej będzie przejść przez kolejne etapy rejestracji.
Szczególne znaczenie ma przy tym zasada LOC dotycząca zakwaterowania: wcześniejsze zakończenie rejestracji zwiększa możliwość bardziej wiarygodnego przydziału zakwaterowania.
ŚDM Seul 2027 – zapamiętaj
- Połowa października 2026
planowane otwarcie rejestracji - 150 osób
maksymalna liczebność jednej Single Group - 5000 osób
maksymalna liczebność Macrogroup - 1.01.2009
granica wieku stosowana przez LOC przy określaniu osób niepełnoletnich - 1 toaleta / 25 osób
1 prysznic / 50 osób
minimalne standardy przedstawione dla zakwaterowania - 15 USD
sugerowana minimalna wpłata na Solidarity Fund
Dla organizatorów grup najważniejsza wiadomość jest prosta:
ŚDM Seul 2027 warto zacząć organizować od danych i struktury grupy, a dopiero potem od samego formularza rejestracyjnego. Im lepiej przygotowana grupa, tym sprawniej będzie można przejść przez kolejne etapy i tym łatwiej będzie dopasować pakiet, zakwaterowanie oraz logistykę pobytu do rzeczywistych potrzeb pielgrzymów.
