Zarejestruj grupę na ŚDM w Seulu - ruszył polski system rejestracji!

Rozpoczęła się rejestracja grup na Światowe Dni Młodzieży w Seulu poprzez polski system KBO ŚDM. To pierwszy krok, by wyruszyć na wyjątkową pielgrzymkę wiary pod hasłem Odwagi, Ja zwyciężyłem świat!  Zanim jednak rozpoczniemy proces zgłoszenia, warto dobrze przygotować się i zrozumieć jego zasady.

ŚDM to nie turystyka

Zanim rozpoczniesz rejestrację, zastanów się nad charakterem swojego udziału. Światowe Dni Młodzieży nie są wyjazdem typu all inclusive. To pielgrzymka – czas modlitwy, spotkania i wspólnoty. Jeśli oczekujesz standardowej oferty turystycznej, możesz się rozczarować. Jeśli jednak szukasz doświadczenia wiary – jesteś we właściwym miejscu.

Uczniowie misjonarze – formacja, która posyła

Podstawowe definicje:

Kierownik grupy – osoba, która w dniu wyjazdu ma ukończone 18 lat,  spełniająca wymagania formalne określone w standardach KBO ŚDM, odpowiedzialna za grupę – niezależnie od jej charakteru. 

Zastępca kierownika – osoba spełniająca te same wymagania; w grupach rodzinnych funkcję może pełnić najstarszy uczestnik (jeśli brak innej osoby pełnoletniej).

Grupa – co najmniej 2 osoby.

Opiekun osoby niepełnoletniej – osoba pełnoletnia z wymaganymi zaświadczeniami na podstawie standardów KBO ŚDM, wyznaczona przez rodziców/opiekunów prawnych; maksymalnie 5 niepełnoletnich na jednego opiekuna.

Koordynator diecezjalny ŚDM – osoba wyznaczona przez biskupa do koordynacji przygotowań.

Opłata solidarnościowa –  składka od każdego uczestnika ŚDM przekazywana do Watykanu, przeznaczona na wsparcie młodzieży z krajów o niższych dochodach. Na ten moment jej dokładna wysokość nie została jeszcze ogłoszona, jednak w oparciu o poprzednie edycje można zakładać poziom ok. 15 USD.

Standardy ochrony małoletnich - określone zasady działania KBO ŚDM odnośnie ochrony nieletnich, na podstawie tzw. ustawy Kamilka. 

Zapoznaj się ze standardami ochrony małoletnich KBO ŚDM

Kto może zarejestrować grupę?

Kierownik to osoba, która sprawuje bezpośredni nadzór nad grupą. Kierownik może działać w imieniu Organizatora (np. diecezji), pod którego szyldem organizowana jest większa grupa do Seulu. Kierownik może działać także we własnym imieniu i wówczas pełni rolę organiztora wyjazdu. Organizator ma obowiązek do każdej grupy powołać kierownika, który z poziomu swego profilu na stronie KBO ŚDM rejestruje grupę. Na jednym profilu jest możliwe zarejestrowanie wyłącznie jednej grupy. 

Wymagania rejestracyjne kierownika grupy: 

• • akceptuje pielgrzymkowy charakter ŚDM,
  • posiada doświadczenie w pracy zespołowej oraz podstawy metodyczne do organizacji grup,

Ponadto, zgodnie ze standardami KBO ŚDM odnośnie ochrony małoletnich kierownik ma obowiązek posiadać:

• • aktualne (nie starsze niż 5 lat) zaświadczenie o niekaralności,
  • zaświadczenie o nie figurowaniu w rejestrze przestępców seksualnych. 

W drodze do Seulu – przewodnik dla organizatorów grup

Przepisy o wypoczynku a obowiązek zgłaszania do kuratorum oświaty

Kluczowe wydarzenia

• Dni w Diecezjach (DwD): 29 lipca – 2 sierpnia 2027 (w 14 diecezjach Korei – poza Seulem)
• Dni Centralne: 3–8 sierpnia 2027, ogłoszone przez papieża Franciszka

Symbolika logotypu ŚDM

Ważne informacje organizacyjne

• Rejestracje indywidualne będą usuwane – obowiązuje zapis grupowy.
• Dane należy podawać dokładnie i aktualizować je na bieżąco.
• Dane są bezpiecznie przechowywane i edytowalne do momentu zamknięcia rozliczenia.
• Do systemu należy być zalogowanym na własnym profilu na stronie www.sdmpolska.pl. 
• W przypadku braku profilu należy go utworzyć w kilku prostych krokach poprzez rejestrację.

Jak zarejestrować grupę na ŚDM w Seulu?  (krok po kroku)

Po zalogowaniu na swój profil wybierz opcję Dodaj grupę na wydarzenie. Następnie przejdź przez kolejne etapy:

1. Kierownik i pochodzenie grupy

• Uzupełnij dane kierownika.
• Wybierz pochodzenie grupy (kraj, diecezja, parafia).
• Jeśli brakuje danych jak diecezja, dekanat – zgłoś je mailowo do systemu.
• Wpisuj pełne, oficjalne nazwy (np. parafii).
• Sprawdź poprawność PESEL.

Zapis – kolor zielony oznacza poprawność.

2. Informacje o grupie

Drugi etap rejestracji dotyczy szczegółowych informacji o zgłaszanej grupie. Jest on stosunkowo intuicyjny, jednak wymaga uważnego wprowadzenia danych, ponieważ będą one podstawą do dalszej organizacji udziału w ŚDM.

W tym kroku należy określić:

• • całkowitą liczbę uczestników grupy, 
  • liczbę opiekunów przypisanych do osób niepełnoletnich (obowiązuje zasada: 1 opiekun na maksymalnie 5 osób
  • niepełnoletnich, przy czym każdy opiekun musi być inną osobą), 
  • obecność osób z niepełnosprawnościami w grupie (co pozwoli lepiej dostosować logistykę i wsparcie), 
  • udział osób duchownych i konsekrowanych, takich jak księża, diakoni czy siostry zakonne, 
  • informację o biskupach towarzyszących grupie. 

Wymogi dotyczące opiekunów:

Każdy opiekun osoby niepełnoletniej musi spełniać obowiązujące w Polsce wymogi ustawowe wynikające z tzw. ustawy Kamilka, w szczególności posiadać aktualne zaświadczenie o niekaralności (nie starsze niż 5 lat) oraz potwierdzenie niefigurowania w rejestrze przestępców seksualnych. W sytuacji, gdy rodzice lub opiekunowie prawni delegują opiekę nad swoim niepełnoletnim dzieckiem starszemu rodzeństwu bądź sami deklarują opiekę podczas wyjazdu takie zaświadczenia nie jest obowiązkowe. Należy pamiętać, że w takiej sytuacji opiekun bez zaświadczeń nie może pełnić fukcji opiekuna wobec innych, niespokrewnionych osób. 

Odpowiedzialność kierownika:

Za prawdziwość wszystkich wprowadzonych danych – w tym spełnienie przez opiekunów wymaganych warunków formalnych – odpowiada kierownik grupy.

Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk Zapisz. System automatycznie zweryfikuje poprawność wprowadzonych informacji i – w razie wykrycia błędów – wskaże miejsca wymagające korekty.

3. Podróż

• Daty wylotu i powrotu do kraju (dla celów ubezpieczeniowych)
• Daty pobytu na Dniach Centralnych
• Wybór udziału w DwD

Rejestracja na DwD będzie osobna (rozpoczęcie planowane na 1 czerwca). Po zatwierdzeniu grupy otrzymasz certyfikat wymagany do DwD.

Diecezje w Korei

4. Pakiety

Czwarty etap rejestracji dotyczy wyboru pakietów uczestnictwa w Dniach Centralnych w Seulu. Na tym etapie należy podjąć jedną z kluczowych decyzji organizacyjnych dla całej grupy.

Podstawową zasadą jest wybór jednego rodzaju pakietu dla wszystkich uczestników grupy. Oznacza to, że grupa nie może być podzielona na różne warianty pakietów w ramach jednej rejestracji.

Pakiet seulski (przygotowany przez Komitet Organizacyjny w Seulu) jest obowiązkowy dla każdego uczestnika ŚDM i stanowi podstawę udziału w wydarzeniach centralnych.

Biskupi towarzyszący grupie tradycyjnie będą mieli przygotowany osobny pakiet uczestnictwa. W związku z tą różnicą pakietów na etapie rejestracji nie należy wliczać biskupów do ogólnej liczby uczestników grupy. Od ogólnej liczby uczestników naliczana jest łączna kwota za wybrany pakiet uczestnika. Dodanie w tym momencie biskupa jako uczestnika grupy może spowodować zdublowanie kosztów.  

Pakiety seulski i polski

Do każdego uczestnika doliczana jest również opłata solidarnościowa w wysokości 15 USD. Środki te są przekazywane do Watykanu i przeznaczone na wsparcie młodzieży z krajów o niższych dochodach, umożliwiając im udział w ŚDM.

Pakiet KBO ŚDM (polski)

Dodatkowo zachęcamy do skorzystania z pakietu KBO ŚDM (polskiego). Jest to propozycja przygotowywana przez Krajowe Biuro Organizacyjne ŚDM, która:

• oferuje pełne ubezpieczenie w atrakcyjnej cenie, 
• zawiera elementy integrujące polskie grupy i promujące wspólnotę, 
• jest dostosowana do potrzeb uczestników z Polski. 

Pakiet KBO ŚDM pozostaje obecnie w fazie rozbudowy, dlatego jego zakres może być jeszcze uzupełniany.

W związku z możliwym większym zainteresowaniem (np. ze strony biskupów lub innych uczestników spoza pierwotnej grupy), system przewiduje możliwość modyfikacji liczby zamówionych pakietów KBO ŚDM  w kolejnym etapie rejestracji.

W ramach pakietu polskiego przewidziana jest m.in. koszulka dla uczestników. Na etapie rejestracji należy wstępnie określić rozmiary, jednak będzie możliwość ich zmiany aż do momentu zamknięcia grupy.

Po dokonaniu wyborów należy kliknąć przycisk „Zapisz”. System zweryfikuje poprawność danych.

Zapis – kolor zielony oznacza poprawność.

5. System seulski

Piąty etap rejestracji dotyczy integracji z oficjalnym systemem rejestracyjnym organizatorów w Seulu. Do momentu jego uruchomienia etap ten pozostaje nieaktywny. Zgodnie z zapowiedziami, otwarcie rejestracji w systemie seulskim planowane jest na wrzesień tego roku.

Po uruchomieniu systemu seulskiego:

• • KBO ŚDM utworzy tzw. makrogrupę polską, 
  • do makrogrupy zostaną przypisane wszystkie grupy zarejestrowane w systemie polskim, na podstawie danych przekazanych przez kierowników, 
  • kierownik grupy otrzyma na podany adres e-mail link potwierdzający rejestrację w systemie seulskim, ważny 48h.

Po potwierdzeniu rejestracji:

• • grupa zostanie przyjęta do systemu seulskiego, 
  • zostanie jej nadany indywidualny numer identyfikacyjny, który należy wprowadzić w systemie polskim w ramach tego etapu.

Do czasu zakończenia rejestracji w systemie seulskim oraz uzupełnienia numeru identyfikacyjnego, etap ten będzie oznaczony w systemie kolorem żółtym (status oczekujący).

6. Rozliczenie

• Podsumowanie kosztów (PLN i USD)
• Możliwość wyboru płatnika (osoba lub instytucja – NIP)
• Płatność po zamknięciu rejestracji

7. Lista do ubezpieczenia

• Dotyczy tylko pakietu KBO ŚDM z ubezpieczeniem
• Możliwość dodania listy uczestników według wzoru

Na zakończenie

Po rejestracji grupa staje się widoczna w systemie KBO ŚDM, co usprawnia komunikację i organizację wyjazdu. System będzie rozwijany, a organizatorzy dokładają starań, aby zapewnić jak najwyższą jakość wsparcia.

Karolina Błażejczyk, ks. Tomasz Koprianiuk